Google Таблицы: начало работы
Способы и условия создания, Изменение данных, Предоставление доступа, Защита от редактирования.
Google Таблицы: начало работы
Создать Google ТаблицуИзменение данных в ячейкахРабота с таблицами в офлайн-режимеОбщий доступЗащита от редактированияКомментарии
Создать Google таблицу
Варианты создания Google таблиц:
- Для личных целей: можно создавать файлы, редактировать их и работать над ними вместе с другими пользователями где и когда угодно (бесплатно).
- Для бизнеса (Google Workspace): предоставлен повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для работы в команде (платно).
Способы создания Google таблиц:
- Создать таблицу в браузере.
Открыть страницу https://docs.google.com/spreadsheets/ в любом веб-браузере. В разделе "Создать таблицу" выбрать Пустой файл (поле со значком Плюс) или один из шаблонов. Можно создать таблицу, перейдя по ссылке https://sheets.google.com/create. - Создать через Google Диск.
Открыть Google Диск. Нажать Создать ➜ Google Таблицы ➜ создать новую таблицу или применить шаблон. - Загрузить файл через Google Диск.
Открыть Google Диск ➜ Открыть Мой диск (раскрывающееся меню в левом верхнем углу) и выбрать "Загрузка файлов". Также можно просто переместить файл путем обычного перетаскивания с компьютера.
Условия создания Google таблиц:
- Необходимо иметь аккаунт в google почте.
- Лучше выбрать вид «списком», так быстрее находить нужную таблицу, особенно в смартфоне.
Рабочее пространство Google Таблицы
- Вкладки с разделами. Здесь располагаются стандартные разделы, а также история редактирования. История показывает разные версии таблицы, к которым можно вернуться при необходимости.
- Панель инструментов. Интерфейс похож на Microsoft Office.
Изменение данных в ячейках
► Внести значение в пустой ячейке:
Нажать на нее и вносить данные.
► Внести значение в ячейку с данными:
- Нажать на нее два раза,
- Выделить ячейку и нажать F2.
► Форматировать данные в ячейке: использовать кнопки на панели инструментов вверху экрана.
► Форматировать всю таблицу:
Добавить тему (Формат ➜ Выбрать тему). Чтобы выбрать свою тему: нажать на доступную тему ➜ Настройка.
► Записать формулы:
Ввести в ячейку знак равенства (=) ➜ записать данные с арифметическими действиями или название функции. Система может автоматически предлагать формулы и диапазоны на основе имеющихся данных.
► Изменить размер панели формул:
Чтобы уменьшить или увеличить панель формул, нажать на ее нижнюю часть и перетащить вверх или вниз.
► Операции с ячейками, строками и столбцами:
Строки, столбцы и ячейки можно добавлять, удалять и скрывать. Это можно сделать через меню «Изменить» или контекстное меню (выделить элемент и нажать правой кнопкой мыши). Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.
► Закрепить строки:
При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Для этого нужно поставить курсор в ячейку нужной строки или столбца, открыть меню «Вид» ➜ «Закрепить» и выбрать один из параметров.
► История изменений:
В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, надо кликнуть на строчку «Все изменения сохранены на Диске» справа от Главного меню. В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий.
Работа с таблицами в офлайн-режиме (только в Chrome)
► Установить расширение Google Документы офлайн.
► На Диске нажмите "Настройки".
► В разделе Офлайн-доступ установить флажок "Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету".
► Нажать Готово.
► Нажать правой кнопкой мыши на файл и включить параметр Офлайн-доступ. После включения офлайн-режима недавние файлы будут автоматически сохранены, чтобы можно было работать с ними без подключения к Интернету.
Общий доступ
К файлам и папкам, которые хранятся на Google Диске, можно предоставить доступ другим пользователям для совместной работы.
Делясь файлами на Google Диске, вы можете решить, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать.
Внимание!
► Опубликованный файл виден всем в Интернете. Следите за тем, чтобы случайно не предоставить доступ к личной или конфиденциальной информации не тем людям.
► На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы в отношении запрещенного контента.
Варианты доступа
- Просмотр — просматривать документ без внесения изменений;
- Комментирование — комментировать документ и предлагать исправления;
- Редактирование — вносить изменения в документ.
Предоставление доступа
Одновременно с файлом могут работать (редактировать) не более 100 человек.
► Выбрать нужный файл (Открыть Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере)
➜ Нажать "Настройки доступа" или "Открыть доступ".
► Чтобы предоставить доступ к нескольким файлам: открыть страницу drive.google.com и выбрать файлы, удерживая клавишу Shift ➜ В правом верхнем углу экрана нажать на значок "Открыть доступ".
► Выбрать вариант предоставления доступа.
- Доступ пользователям и группам по адресу электронной почты. Для этого нужно:
- ввести адреса электронной почты.
- выбрать уровень доступа к файлу: справа нажать на стрелку и выбрать: Читатель, Комментатор или Редактор.
- указать, уведомлять пользователей или нет. Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
- нажать Открыть доступ или Отправить. - Доступ по ссылке (Скопировать ссылку). Для этого нужно:
- выбрать, у кого должен быть доступ к файлу (доступные пользователям, у которых есть ссылка).
- указать права, которые нужно предоставить вместе со ссылкой: Читатель, Комментатор или Редактор.
- копировать ссылку (отправить по почте или разместить в интернете).
Общий доступ для пользователей без Google-аккаунта
Пользователи с аккаунтами других провайдеров (любых, в том числе yandex и mail), тоже могут получать индивидуальный доступ по собственной ссылке.
Защита от редактирования
Можно запретить пользователям редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках.
► Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (при предоставлении доступа).
► Запрет редактирования ячеек и диапазонов настраивается следующим образом:
- Выделяете диапазон ячеек.
- Меню Данные ➜ Защитить листы и диапазоны.
- Запретить редактирования всем кроме себя.
- Можно защитить строки или столбцы, а затем их скрыть (hide). При попытке открыть скрытый диапазон "левый" юзер получит сообщение "Произошла ошибка. Эта область защищена. Чтобы отредактировать ее, попросите владельца таблицы отключить защиту."
- Чтобы защитить целый лист, нужно нажать на ярлык листа правой кнопкой мыши и в контактном меню выбрать "Защитить лист".
Добавление комментариев
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо выделить слово или фразу и перейти в меню «Вставка» — «Оставить комментарий». Также кнопка добавления комментария появится у правого края листа в районе выделенного фрагмента:
В появившемся окошке необходимо ввести текст комментария.
► Все добавленные комментарии будут отображаться в правой части экрана.
► Текст, к которому прикреплен комментарий» будет подсвечен желтым.
► В комментарии отображается пользователь, оставивший его, и время создания комментария.
► При клике на окошко комментария появится возможность добавить ответ к нему.
► Если необходимость в комментарии отпадет, можно нажать кнопку «Вопрос решен», после чего комментарий будет скрыт.
► Доступ ко всем комментариям (в т.ч. скрытым) осуществляется путем нажатия на кнопку «Показать дискуссию», расположенную в правой верхней части экрана