>>

Google: Таблицы и Формы

Новости школы

Групповой чат

Google Таблицы: начало работы

Создать Google ТаблицуИзменение данных в ячейкахРабота с таблицами в офлайн-режимеОбщий доступЗащита от редактированияКомментарии

Создать Google таблицу 

Варианты создания Google таблиц:

  • Для личных целей: можно создавать файлы, редактировать их и работать над ними вместе с другими пользователями где и когда угодно (бесплатно).
  • Для бизнеса (Google Workspace): предоставлен повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для работы в команде (платно).

Способы создания Google таблиц:

  • Создать таблицу в браузере.
    Открыть страницу https://docs.google.com/spreadsheets/ в любом веб-браузере. В разделе "Создать таблицу" выбрать Пустой файл (поле со значком Плюс) или один из шаблонов. Можно создать таблицу, перейдя по ссылке https://sheets.google.com/create.
  • Создать через Google Диск.
    Открыть Google Диск. Нажать Создать ➜ Google Таблицы ➜ создать новую таблицу или применить шаблон.
  • Загрузить файл через Google Диск.
    Открыть Google Диск ➜ Открыть Мой диск (раскрывающееся меню в левом верхнем углу) и выбрать "Загрузка файлов". Также можно просто переместить файл путем обычного перетаскивания с компьютера.

Условия создания Google таблиц:

  • Необходимо иметь аккаунт в google почте.
  • Лучше выбрать вид «списком», так быстрее находить нужную таблицу, особенно в смартфоне.

Рабочее пространство Google Таблицы

  • Вкладки с разделами. Здесь располагаются стандартные разделы, а также история редактирования. История показывает разные версии таблицы, к которым можно вернуться при необходимости.
  • Панель инструментов. Интерфейс похож на Microsoft Office.

 

Изменение данных в ячейках

Внести значение в пустой ячейке:
Нажать на нее и вносить данные.

Внести значение в ячейку с данными:
- Нажать на нее два раза,
- Выделить ячейку и нажать  F2.

Форматировать данные в ячейке: использовать кнопки на панели инструментов вверху экрана.

Форматировать всю таблицу:
Добавить тему (Формат ➜ Выбрать тему). Чтобы выбрать свою тему: нажать на доступную тему ➜ Настройка.

Записать формулы:
Ввести в ячейку знак равенства (=) ➜ записать данные с арифметическими действиями или название функции. Система может автоматически предлагать формулы и диапазоны на основе имеющихся данных.

Изменить размер панели формул:
Чтобы уменьшить или увеличить панель формул, нажать на ее нижнюю часть и перетащить вверх или вниз.

Операции с ячейками, строками и столбцами:
Строки, столбцы и ячейки можно добавлять, удалять и скрывать. Это можно сделать через меню «Изменить» или контекстное меню (выделить элемент и нажать правой кнопкой мыши). Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.

Закрепить строки:
При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Для этого нужно поставить курсор в ячейку нужной строки или столбца, открыть меню «Вид» ➜ «Закрепить» и выбрать один из параметров.

История изменений:
В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, надо кликнуть на строчку «Все изменения сохранены на Диске» справа от Главного меню. В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий.

 

Работа с таблицами в офлайн-режиме (только в Chrome)

Установить расширение Google Документы офлайн.

На Диске нажмите "Настройки".

В разделе Офлайн-доступ установить флажок "Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету".

Нажать Готово.

Нажать правой кнопкой мыши на файл и включить параметр Офлайн-доступ. После включения офлайн-режима недавние файлы будут автоматически сохранены, чтобы можно было работать с ними без подключения к Интернету.

Общий доступ

К файлам и папкам, которые хранятся на Google Диске, можно предоставить доступ другим пользователям для совместной работы.

Делясь файлами на Google Диске, вы можете решить, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать.

Внимание!
Опубликованный файл виден всем в Интернете. Следите за тем, чтобы случайно не предоставить доступ к личной или конфиденциальной информации не тем людям.
На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы в отношении запрещенного контента.

Варианты доступа

  • Просмотр — просматривать документ без внесения изменений;
  • Комментирование — комментировать документ и предлагать исправления;
  • Редактирование — вносить изменения в документ.

Предоставление доступа
Одновременно с файлом могут работать (редактировать) не более 100 человек.

Выбрать нужный файл (Открыть Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере)
➜ Нажать "Настройки доступа" или "Открыть доступ".

Чтобы предоставить доступ к нескольким файлам: открыть страницу drive.google.com и выбрать файлы, удерживая клавишу Shift ➜ В правом верхнем углу экрана нажать на значок "Открыть доступ".

Выбрать вариант предоставления доступа.

  1. Доступ пользователям и группам по адресу электронной почты. Для этого нужно:
    - ввести адреса электронной почты.
    - выбрать уровень доступа к файлу: справа нажать на стрелку и выбрать: Читатель, Комментатор или Редактор.
    - указать, уведомлять пользователей или нет. Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    - нажать Открыть доступ или Отправить.
  2. Доступ по ссылке (Скопировать ссылку). Для этого нужно:
    - выбрать, у кого должен быть доступ к файлу (доступные пользователям, у которых есть ссылка).
    - указать права, которые нужно предоставить вместе со ссылкой: Читатель, Комментатор или Редактор.
    - копировать ссылку (отправить по почте или разместить в интернете).

Общий доступ для пользователей без Google-аккаунта
Пользователи с аккаунтами других провайдеров (любых, в том числе yandex и mail), тоже могут получать индивидуальный доступ по собственной ссылке.

Защита от редактирования

Можно запретить пользователям редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках.

Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (при предоставлении доступа).

Запрет редактирования ячеек и диапазонов настраивается следующим образом:

  1. Выделяете диапазон ячеек.
  2. Меню Данные ➜ Защитить листы и диапазоны.
  3. Запретить редактирования всем кроме себя.
  4. Можно защитить строки или столбцы, а затем их скрыть (hide). При попытке открыть скрытый диапазон "левый" юзер получит сообщение "Произошла ошибка. Эта область защищена. Чтобы отредактировать ее, попросите владельца таблицы отключить защиту."
  5. Чтобы защитить целый лист, нужно нажать на ярлык листа правой кнопкой мыши и в контактном меню выбрать "Защитить лист".

Добавление комментариев

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо выделить слово или фразу и перейти в меню «Вставка» — «Оставить комментарий». Также кнопка добавления комментария появится у правого края листа в районе выделенного фрагмента:

В появившемся окошке необходимо ввести текст комментария.

Все добавленные комментарии будут отображаться в правой части экрана.

Текст, к которому прикреплен комментарий» будет подсвечен желтым.

В комментарии отображается пользователь, оставивший его, и время создания комментария.

При клике на окошко комментария появится возможность добавить ответ к нему.

Если необходимость в комментарии отпадет, можно нажать кнопку «Вопрос решен», после чего комментарий будет скрыт.

Доступ ко всем комментариям (в т.ч. скрытым) осуществляется путем нажатия на кнопку «Показать дискуссию», расположенную в правой верхней части экрана