Начало работы и загрузка данных в Power Pivot
В свободном доступе Начало работы в Power Pivot, Загрузка данных из разных источников (Access, Excel, Power Point, Power Query, текстовый файл); Обновление данных в Power Pivot.
Начало работы и загрузка данных в Power Pivot
Начало работыЗагрузка данных из базы данных AccessЗагрузка данных из текстового файлаЗагрузка данных из ExcelЗагрузка данных из Power PointЗагрузка данных из Power QueryОбновление данных в Power Pivot
Начало работы в Power Pivot
Power Pivot — встроенный инструмент Excel (бесплатная надстройка) для обработки и анализа больших объёмов данных. С помощью неё в Excel загружают данные из нескольких источников разных форматов, моделируют их в одну базу и работают с ней дальше.
В Power Pivot нет ограничений по количеству строк. Excel позволяет работать только с 1 048 000 строк, а в Power Pivot их может быть гораздо больше. При этом производительность программы не уменьшается. Поэтому Power Pivot точно пригодится в случаях, когда стандартный Excel не справляется с количеством данных и их форматами.
Загрузить надстройку Power Pivot
- Для Excel 2010 года её нужно загружать отдельно с сайта Microsoft.
- Для версий после 2013 года она встроена в стандартную функциональность программы.
Активировать надстройку Power Pivot через "Разработчик"
- Разблокировать вкладку «Разработчик»: вкладка «Файл» → пункт «Параметры» → «Настройка ленты». В открывшемся окне в разделе «Основные вкладки» находим пункт «Разработчик», отмечаем его галочкой и нажимаем кнопку «ОК» → в основном меню Excel появляется новая вкладка «Разработчик».
- На этой вкладке нажимаем кнопку «Настройки COM», в появившемся окне выбираем Microsoft Power Pivot for Excel → ОК.
Активировать надстройку Power Pivot через "Надстройки"
- Перейдите на вкладку Файл > Параметры > Надстройки.
- (1) Если список небольшой, то можно сразу из списка выбрать Power Pivot - для этого установите флажок Microsoft Office Power Pivot и нажмите кнопку ОК (1).
(2) Если список длинный, то в поле Управление выберите Надстройки COM и нажмите Перейти (2). Затем установите флажок Microsoft Office Power Pivot и нажмите кнопку ОК. - Если установлены другие версии Power Pivot, то они будут также перечислены в списке надстроек COM.
Выберите надстройку Power Pivot для Excel. - На ленте появится вкладка Power Pivot.
Если вкладку не видно:
Что отобразить вкладку выберите следующие пункты:
- Файл > Параметры > Настроить ленту.
- Слева вывалится список полей. Там зайдите в «Выбрать команды» и далее «Основные вкладки».
- Нужно найти и выделить строку Power Pivot, а затем кликнуть Добавить и ОК.
Открыть окно Power Pivot
Для этого переходим на вкладку Power Pivot и нажимаем на кнопку «Управление».
Загрузка данных из базы данных Access
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Из базы данных» и выбираем «Из Access».
- В появившемся окне в поле «Имя базы данных» прописываем адрес, где хранится файл Access (адрес можно найти через кнопку «Обзор»).
Если база данных зашифрована, в этом же окне нужно ввести имя пользователя и пароль. - Нажимаем «Далее».
- В следующем окне появляется список всех таблиц, которые хранятся в выбранной базе данных. Выбираем нужную и нажимаем «Готово».
- Начинается импорт выбранной таблицы в Power Pivot. После этого появляется окно с результатом.
- Проверяем информацию и нажимаем «Закрыть».
Данные загрузились в Power Pivot. В окне появился отдельный лист, на котором отражена выбранная таблица из базы данных.
Загрузка данных из текстового файла
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Из других источников». В появившемся окне выбираем «Текстовый файл» и нажимаем «Далее».
- В появившемся окне в поле «Имя базы данных» прописываем адрес, где хранится текстовый файл с данными о продажах.
- После этого в нижней части окна появляется предпросмотр таблицы из источника данных. При необходимости корректируем настройки — например, меняем вид разделителя столбцов или отключаем ненужные графы таблицы.
- Нажимаем «Готово».
- Начинается импорт выбранной таблицы из текстового файла в Power Pivot. После этого появляется окно с результатом.
- Проверяем информацию и нажимаем «Закрыть».
В окне Power Pivot появился отдельный лист, на котором отражена выбранная таблица из текстового файла.
Загрузка данных из Excel
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Из других источников». Во всплывшем окне выбираем «Файл Excel» и нажимаем «Далее».
- В появившемся окне в поле «Имя базы данных» прописываем адрес, по которому хранится файл Excel. Нажимаем «Далее».
- В следующем окне появляется список всех таблиц, которые хранятся в выбранной базе данных. Выбираем нужную и нажимаем «Готово».
- Снова происходит импорт и появляется окно с результатом.
В окне Power Pivot появился отдельный лист со всеми данными, которые хранились в первоисточнике — внешнем файле Excel.
Загрузка данных из Power Point
В этом случае выгрузить данные можно только методом «копировать — вставить».
- Открываем файл Power Point, содержащий ценовую политику. Выделяем таблицу, нажимаем правую кнопку мыши и выбираем «Скопировать».
- Затем возвращаемся в окно Power Pivot и на любой вкладке нажимаем кнопку «Вставить» на главной панели.
- В появившемся окне вводим имя таблицы и нажимаем «ОК».
В окне Power Pivot появилась вкладка из Power Point.
Загрузка данных из Power Query (приоритетный вариант)
Для работы с большими объемами данных лучше использовать загрузку данных через Power Query. Для этого: Загрузить данные в Power Query 🠆 Вкладка Главная 🠆 Закрыть и загрузить.
Обратите внимание, что в раскрывающемся списке присутствует две команды с похожими названиями, но разным смыслом:
• Закрыть и загрузить - закрывает окно Power Query и выгружает все результаты в виде «умной» таблицы на лист Excel.
• Закрыть и загрузить в… – выводит диалоговое окно, где можно выбрать куда и в каком виде мы хотим выгрузить результаты.
Важно! Не нажимайте кнопку "Отмена", так как в этом случае удалиться вся проделанная работа. Сделайте любую загрузку, а потом удалите.
Это окно может выглядеть немного по-разному, в зависимости от используемой версии Excel.
 |
 |
В зависимости от целей использования данные можно выгрузить в следующем виде:
• Таблица – данные выгружаются в виде «умной» таблицы (на отдельный новый или один из имеющихся листов).
После нажатия на ОК на пустом добавленном листе появится наша «умная» таблица с результатами обработки из Power Query.
• Только создать подключение – данные остаются в памяти и никуда не выгружаются. По ним позднее построить сводную таблицу или воспользоваться ими в другом запросе. Этот вариант экономит место на листе и размер файла. Такие запросы нельзя обновить. Он нужен в том случае, если нужно сохранить подключение, чтобы продолжить работать с ним позднее.
Обновление данных в Power Pivot
При загрузке таблиц из любого источника через некоторое время исходные данные могут измениться. При этом информация в Power Pivot не будет обновляться автоматически.
Чтобы обновить данные из внешних источников в Power Pivot:
- На главной панели любой вкладки нужно нажать кнопку «Обновить», затем «Обновить все».
- Появится окно, где будет видно, какие вкладки обновляются.
Данный вариант не подходит при копировании из файла Power Point: в этом случае таблица не будет обновляться, если внести изменения в исходный файл Power Point. Файл из Power Point придётся обновлять вручную.